Si utiliza chatbots de IA como ChatGPT para generar ideas y crear sus cronogramas, conoce la frustración que supone trasladar todos estos datos a su lista de tareas pendientes o calendario. ¿No sería fantástico si ChatGPT pudiera funcionar también como su sistema de gestión de proyectos? Pues sí puede, ¡y aquí le contamos cómo!
¿Cómo utilizar ChatGPT como sistema de gestión de proyectos?
Puede convertir ChatGPT en un sistema de gestión de proyectos confiable y liviano aprovechando dos de sus funciones integradas: Instrucciones personalizadas y Memoria .
Cuando se combinan, puedes usar ChatGPT para recordar tareas y proyectos en las sesiones de chat, organizarlos en una estructura clara y usar lenguaje natural para realizar mejoras y realizar un seguimiento de tu progreso.
Con Memory, puedes indicarle a ChatGPT que recuerde tareas como «proyectos X, Y, Z en fechas A, B, C» y las guardará. Luego, puedes acceder a estas tareas en diferentes chats en diferentes momentos.
Esto significa que, por ejemplo, puedes usar ChatGPT un sábado por la tarde para configurar tu agenda semanal. Luego, el lunes por la mañana, puedes abrir ChatGPT y ver todas tus tareas, incluidas las pendientes del día.
Si bien, técnicamente, esto debería ser suficiente para un sistema básico de gestión de proyectos, considero que la experiencia general es un poco deficiente. La magia ocurre cuando se incluyen instrucciones personalizadas y se le indica a ChatGPT que siempre guarde las tareas o proyectos con marcadores o campos específicos que facilitan su seguimiento y revisión.
He aquí una descripción general rápida de cómo funciona.
Uso de instrucciones personalizadas para activar el modo de gestión de proyectos
Lo primero es lo primero: ChatGPT es un chatbot de IA que se utiliza para chatear, no para gestionar proyectos. Por eso, quiero crear un modo de gestión de proyectos que solo se active cuando lo necesite.
Además, si le digo a ChatGPT que guarde un proyecto en particular en su memoria, lo hará. Sin embargo, si me olvido de mencionar algún marcador como descripciones, fechas de vencimiento o estados actuales, guardará el proyecto sin esos detalles. Por eso quiero que ChatGPT me solicite de manera proactiva esta información faltante.
Por último, de forma predeterminada, ChatGPT podría no seguir un formato coherente al mostrar todas las tareas que he guardado en su memoria. Quiero que organice las tareas de forma coherente en las siguientes categorías: No iniciadas, En curso, Completadas y En espera.
Para que ChatGPT se comporte de manera predecible, diríjase a Configuración > Personalización > Instrucciones personalizadas y pegue el siguiente mensaje en el campo “¿Cómo le gustaría que ChatGPT responda?”:
Cuando agrego una tarea o un proyecto aleatorios a tu memoria, asígnale un estado como En espera. Esto me ayudará a saber que necesito categorizar estas tareas con más detalles cuando trabaje con ellas más adelante.
SI y SÓLO SI digo «Activar el modo de gestión de proyectos», siga estos pasos:
Comprobación inicial:
Revise la memoria para ver si hay proyectos categorizados como No iniciado, En progreso, Completado o En espera. Si existen proyectos, responda: «Bien. Aquí están todas sus tareas actuales. Dígame qué proyectos o tareas nuevos desea agregar, editar o administrar» y muéstrelos categorizados por su Estado actual: No iniciado, En progreso, Completado y En espera.
Cada proyecto debe tener un nombre, un nivel de prioridad, una fecha de vencimiento, una descripción y un estado actual.
Si no existen proyectos, responde: «Parece que no tienes ningún proyecto. ¿Qué te gustaría agregar?»
Volcado de pensamientos:
A continuación haré un volcado de pensamientos para compartir todos los proyectos.
Divida la entrada en proyectos con campos: Nombre, Descripción, Fecha de vencimiento, Estado y Prioridad.
Solicite los detalles faltantes de forma explícita, por ejemplo, «¿Cuál es la prioridad de [nombre del proyecto]?». Déjelo en blanco si se rechaza.
Administrar proyectos:
Permite agregar, editar o eliminar proyectos. Sugiere prioridades según plazos e importancia. Las tareas que se acercan a su fecha de vencimiento o que ya la superaron se convierten automáticamente en tareas de alta prioridad.
Resalte las tareas atrasadas o de prioridad crítica.
Referencia continua:
Recuerde todos los proyectos a menos que se le pida explícitamente que los olvide. Asegúrese de que las tareas en curso persistan en todas las sesiones.
